Formation Outlook 2019, perfectionnement et fonctions collaboratives
Nous vous proposons cette formation pratique de 2 jours qui vous permettra d’approfondir vos connaissances Outlook 2019. Maîtrisez vos courriels, contacts et les agendas de façon individuelle ou bien dans une optique plus collaborative et réaliserez notamment du publipostage et des macro-commandes!
Cette formation vous permettra d’acquérir des compétences pour :
- Maîtriser les options avancées de la messagerie
- Découvrir les macro-commandes et le VBA d’Outlook
- Maîtriser les outils de partage d'informations pour gérer le travail collaboratif
- Gérer efficacement son temps avec l'agenda pour optimiser son usage et pouvoir déléguer
- Maîtriser son carnet de contacts et réaliser un publipostage
- Maîtriser le classement, archivage et sauvegarde
Evaluation de la formation et de votre progression vers vos objectifs
Avant le début de la formation, un questionnaire vous permettra d’exprimer vos objectifs personnels et d’évaluer votre degré de maîtrise des principales thématiques abordées dans la formation.
Pendant la formation, le formateur observera vos pratiques afin de pouvoir vous donner des conseils personnalisés quant aux points forts sur lesquels vous pourrez vous appuyer et aux points de vigilance sur lesquels il doit axer ses efforts.
À la fin de la formation, vous aurez à remplir un questionnaire (QCM et/ou des ateliers et des exercices pratiques) pour évaluer vos nouvelles compétences et votre progression vers vos objectifs. Un questionnaire supplémentaire vous permettra d'indiquer votre niveau de satisfaction à l'égard de la formation.
Un questionnaire d’auto-évaluation à froid vous sera proposé 6 à 9 mois après la fin de formation. Celui-ci vous permettra de prendre du recul sur
les bénéfices acquis, les efforts restant à déployer et votre degré de satisfaction vis à vis de la formation.
Cette formation est destinée à tout utilisateur désirant approfondir son utilisation d'Outlook pour améliorer son efficacité individuelle et collective dans ses fonctionnalités avancées.
2 JOURS
Maîtriser les options avancées de la messagerie
- Règles automatiques et Indicateurs de suivi.
- Catégories pour faciliter l'organisation.
- Recherche personnalisée.
- Dossiers de recherche.
- Modification des actions rapides.
- Paramétrage du gestionnaire d'absence sous serveur Exchange.
- Messagerie de groupe (Microsoft 365).
- Installation et suppression d’un complément.
Travaux pratiques
Créer des règles de classement et d’’envoie de copie. Utiliser les recherches, installer un complément et le supprimer, créer et utiliser un groupe.
Classer, archiver et sauvegarder
- Création des dossiers pour classer ses messages.
- Création des règles d'archivage automatique et d'archivage manuel.
- Filtration des messages selon des critères.
- Archivage des dossiers dans un fichier de données Outlook (.pst).
- Déclaration du courrier en indésirable, option du courrier indésirable.
Travaux pratiques
Créer un archivage automatique de ses messages, exporter des éléments dans un fichier .pst et gérer les messages indésirables.
Maîtriser son carnet de contacts et réaliser un publipostage
- Transfert d’un de ses contacts via la messagerie.
- Création d’un publipostage à partir de ses contacts.
- Personnalisation de ses contacts avec les paramètres d'affichage.
Travaux pratiques
Créer un contact et le transférer, réaliser un publipostage avec son carnet de contacts.
Gérer efficacement son temps
- Paramétrage du calendrier.
- Partage et envoi du calendrier par courrier électronique.
- Organisation des réunions et invitation des participants.
- Création d’une réunion périodique.
- Vérification des disponibilités des participants à une réunion.
- Création d’un groupe de calendrier.
- Utilisation de l’agenda d’un groupe (Microsoft 365).
Travaux pratiques
Créer une réunion périodique en vérifiant avant la disponibilité des participants, créer un groupe de calendrier.
Partager des informations
- Partage de ses dossiers de courriers.
- Attribution des autorisations d’accès de ses dossiers.
- Assignation d’une tâche.
- Utilisation de To Do en liaison avec Outlook.
- Délégation de sa boîte aux lettres.
- Envoi du courrier pour le compte d’une autre personne.
- Délégation de son agenda.
Travaux pratiques
Partager un dossier de courrier et en modifier l’autorisation, créer des tâches et les suivre dans To Do, déléguer sa boîte aux lettres ainsi que son agenda.
Découvrir les macro-commandes et le VBA d’Outlook
- Affichage de l’onglet développeur.
- Réalisation d’une macro Outlook et découverte du VBA.
- Utilisation du VBA pour envoyer une feuille Excel par courriel.
Travaux pratiques
Créer une macro simple dans Outlook et créer une macro simple dans Excel pour envoyer une feuille par courriel.
Méthodes et moyens
Cette formation repose sur une combinaison de constructions participatives, de mises en perspectives par des apports théoriques et méthodologiques, et de mises en situation (simulation et jeux de rôle) permettant de mettre en évidence les difficultés et de découvrir progressivement les méthodes et techniques appropriées.
Option de certification PCIE
Bonne connaissance de l'environnement Outlook
- Capacité à planifier
- Aisance organisationnelle